Modul Achiziții
Cereri de ofertă
Se accesează Meniul Achiziție. În ecranul principal sunt prezentate toate cererile de ofertă într-o vizualizare de tip listă.
Pentru a schimba modul de vizualizare se accesează iconițele din partea dreaptă a ecranului. Există posibilitatea de a alege vizualizarea de tip kanban, pivot, grafic, calendar și activitate.
În partea dreapta a ecranului este starea cererii de ofertă. Aceasta poate fi:
- Cdo, atunci când este în stare de ciornă;
- Anulată când cererea de ofertă este anulată;
- Comandă de achiziție când cererea de oferta este acceptată de furnizor.
- Închisă atunci când s-a finalizat recepția și facturarea produselor recepționate.
Filtrare, grupare și căutare
Căutarea cererilor de ofertă: În bara de căutare denumită Caută se poate găsi după numele Furnizorului:
Filtrarea cererilor de ofertă: Se apasă pe butonul Filtre -> Se Adaugă un filtru personalizat -> Se alege filtru dorit-> Se apasă Aplică:
Notă!! Filtru permite selectarea după anumite criterii:
sau 
Gruparea cererilor de ofetăr: Se apasă pe butonul Grupează după -> Se Adaugă un grup personalizat-> Se alege Stare-> Se apasă butonul Aplică:
Astfel, cererile de ofertele sunt afișate după gruparea selectată:
Proces Achiziție produs fără serializare
Crearea unei cereri de ofertă pentru un produs fără serializare
Pentru a deschide o cerere de ofertă se urmăresc pașii:
- Se accesează meniul Achiziții;
- Se apasă butonul Creează.
În cererea de ofertă deschisă:
- Se alege Furnizorul – se adăuga un furnizor existent sau se poate crea unul nou, accesând butonul Creează și Editează;
- Se completează Referință furnizor – se completează cu numărul facturii de la furnizor;
- Se adaugă Produse apăsând pe butonul Adăugați un produs, de unde se va selecta dintre mai multe produse deja existente sau se dă click pe butonul Creează și Editează pentru a crea un nou produs.
- Se completează Cantitatea;
- Se completează Prețul unitar, dacă nu este completat în șablon Produs;
- Se Salvează cererea de ofertă.
Sistemul Odoo va genera un număr pentru cererea de ofertă (P00002) și va avea starea de Cdo.
Comanda de achiziție. Recepția produselor fără serializare
Pentru a recepția produsele introduse în cererea de ofertă se vor urmări pașii:
1. Se apasă butonul Confirmă. Cererea de ofertă va deveni comanda de achiziție, adică va trece din statusul Cdo în statusul Comandă de Achiziție.
2. Se apasă butonul Primire produse sau butonul Recepție.
În fereastra deschisă:
Se Validează recepția;
Tipărirea Documentului (NIR-ului)
Pentru a tipări documentul (NIR) se urmăresc pașii:
1. Apăsați pe butonul Tipăriți;
2. Apăsați Tipărire Recepție (NIR).
Proces Achiziție produs cu număr serial
Crearea cererii de ofertă
Pentru a deschide o cerere de ofertă se urmăresc pașii:
1.Se accesează meniul Achiziții;
2. Se apasă butonul Creează.
În cererea de ofertă deschisă:
- Se alege Furnizorul – se adăuga un furnizor existent sau se poate crea unul nou, accesând butonul Creează și Editează;
- Se completează Referință furnizor - se completează cu numărul facturii de la furnizor;
- Se adaugă Produse apăsând pe butonul Adăugați un produs, de unde se va selecta dintre mai multe produse deja existente sau se apasă pe butonul Creează și Editează pentru a crea un nou produs.
- Se completează Cantitatea;
- Se completează Prețul unitar, dacă nu este completat în șablon Produs;
- Se Salvează cererea de ofertă.
Sistemul Odoo va genera un număr pentru cererea de ofertă (P00001) și va avea starea de Cdo.
Comanda de achiziție. Recepția produselor cu număr serial
După apăsarea butonului de Confirmă, cererea de ofertă va deveni comanda de achiziție, adică va trece din statusul Cdo în statusul Comandă de Achiziție.
Se apasă pe butonul Primire produse sau butonul Recepție pentru a selecta produsele;
Adăugarea unui număr serial
În fereastra deschisă se adaugă numărul serial:
- Click pe butonul
;
- Se bifează Numere de serie;
Se dă click în dreptul produsului în coloana Numere de serie și se adăugă acesta.
Se Validează recepția.
Tipărirea Documentelor (NIR-ului)
Pentru a tipări documentul se urmăresc pașii:
1. Apăsați butonul Tipăriți;
2. Apăsați Tipărire Recepție (NIR);
Proces de Facturarea produselor primite
După recepția produselor, va apărea butonul Creare Factură. Pentru a factura produsele primite se urmăresc pașii:
1. Se accesează comanda de achiziție;
2. Se apasă butonul Creare factură;
În factura ciornă se apasă butonul Editare și se completează:
- Data facturii;
- Data contabilă și Data scadenței;
- Se apăsă click pe butonul Salvează;
- Se apăsă click pe butonul Confirmă.
Astfel, factura va fi postată.
Proces Retur de produse stocabile
Returul unei comenzi de achiziții se face urmărind pașii:
- Se accesează meniul Achiziții – Cereri de ofertă;
- Se caută Comanda de achiziție;
Se deschide comanda de achiziție:
1. Se apasă butonul Recepție;
2. Se apasă butonul Retur;
3. Se alege cantitatea dorită pentru retur (ex.1 buc)
4. Se apasă butonul Retur.
5. Se Validează Returul.
6. Se Aplică Transfer imediat.
Proces Facturare Retur de produse stocabile
În comanda de achiziție, se vor observa două recepții și o singura factură. Pentru a factura produsele returnate se urmăresc pașii:
1. Se apasă butonul Creare Factură.
Factura notă credit furnizor ciornă va primi numarul de RBILL/2022/10/.....
2. Se apasă butonul Editare;
3. Se completează Data facturii;
4. Se completează Data contabilă și Data scadenței;
6. Se Confirmă Factura Notă credit Furnizor.
Proces Facturare servicii
Pentru a introduce o factură de achiziții servicii, se urmăresc pașii:
1. Se accesează meniul Contabilitate;
2. Furnizori – Facturi – click pe butonul Creează.
Se completează:
- Se selectează Furnizorul din sistem;
- Se completează Referință furnizor;
- Data facturii;
- Data contabilă;
- Data scadenței;
- Se adaugă produsul de tip serviciu;
- Se introduce cantitatea și valoarea serviciului;
- Se dă click pe butonul Salvează.
- Se dă click pe butonul Confirmă.
Astfel, factura de servicii va fi postată.
Comenzi de achiziție
Pentru a vizualiza toate comenzile se accesează meniul Achiziții – Comenzi de achiziție. Din această fereastră se pot urmări comenzile dacă au fost recepționate și/sau facturate.
Acest lucru se observă prin Starea facturii. Aceasta poate fi:
- Așteaptă facturi – comanda de achiziție este nefacturată.
- Nimic de facturat – comanda de achiziție este nerecepționată și nefacturată.
- Facturată complet – comanda de achiziție este recepționată și facturată.
Furnizori
Crearea unui Partener se poate face și din meniul de Achiziții – Comenzi – Furnizori – click butonul Creează.
Se va deschide fereastra Partenerului unde se vor completa datele acestuia. Crearea unui partener nou este deschisă în manualul de utilizare Contacte.
Produse
Pentru a vizualiza produsele se accesează meniul Achiziții – Produse – Produse.
Produsele vor fi afișate într-o vizualizare de tip kanban. Pentru a crea produse noi se apasă butonul Creează. Se va deschide o fereastră nouă cu șablonul produsului. Se vor completa datele:
- Secțiunea Informații generale;
- Secțiunea Atribute&Variante pentru a adăuga și configura mai multe variante ale unui produs, precum culoare, formă etc.
- Secțiunea Vânzări - Detalii despre Upsell&Cross – Sell, Detalii despre eCommerce.
- Secțiunea Achiziție – Se adaugă furnizorul produsului dacă este cazul,
- Secțiunea Inventar - Detalii despre Operații, logistică și stoc.
- Secțiunea Contabilitate – Se adaugă contul de venit și cheltuială a produsului dacă este cazul.
Definirea unei reguli de comandare
Din acest meniu sau din meniul de Inventar, se pot completa în șablonul produsului informații despre Achiziții pentru a putea Rula planificarea. În lista de produse se vor căuta produsele pentru care se doresc setarea unei reguli de comandare. Acest lucru este posibil cu ajutorul bare de căutare sau cu ajutorul filtrelor/ grupări.
1. În șablonul produsului se accesează Reguli comandare
2. Se apasă butonul Creează:
3. Se va alege Locația – locația unde se va face recepția produsului;
4. Cantitatea minimă;
5. Cantitatea maximă;
6. Cantitate multiplă;
Cât timp stocul este între minim si maxim, sistemul nu va propune comanda de achiziție. Dacă stocul va scădea sub cantitatea minimă, sistemul va propune să se comande cantitatea maximă.
1. După definirea unei reguli de comandare se apasă butonul Salvează.
În șablonul produsului, iconița se va schimba din Reguli comandare în Min. Max
Adăugarea unui furnizor în secțiunea Achiziții
Dacă produsul nu are definit un furnizor, utilizatorul va trebui să il adauge în secțiunea Achiziții. În șablonul produsului se intră în modul de Editare– secțiunea Achiziții – se apasă butonul Adaugă o linie
Se vor completa următoarele:
- Furnizor – se adăuga un furnizor existent sau se poate crea unul nou, accesând butonul Creează și Editează;
- Cantitate
- Preț
- Timp total de livrare
- Se apasă butonul Salvează.
Notă!! Comanda de achiziție depinde de furnizorul care este definit în produs. Daca nu este definit furnizorul, sistemul va desemna o activitate către utilizator pentru a lua măsurile necesare pentru a adăuga un furnizor. În cazul în care sunt definiți doi furnizori în șablon de produs, comanda de achiziție se va face pe primul furnizor din listă. Aceștia se ordonează cu ajutorul butonul 
Scenariu Reguli de comandare
Regula de comandare – daca produsul respectiv este pe o comandă de vânzare și nu e disponibil în stoc se va genera o comandă de achiziție
Comanda de vânzare
După realizarea unei comenzi de vânzare, iar produsul are setat furnizorul și o regulă de comandare, sistemul va crea o cerere de ofertă.
Cererea de ofertă (Achiziții)
Această cerere de ofertă se regăsește în modulul Achiziții și va fi în stare de Ciornă (Cdo).
În coloana Document sursă este completată comanda de vânzare pentru care s-a declanșat regula de comandare.
Notă!! Dacă există o cerere de ofertă în starea de Ciornă (Cdo), sistemul va adăuga linii sau va aduna cantitățile pentru produsele comandate.
Utilizatorul va parcurge pașii standard de confirmare cerere de ofertă – recepție – facturare furnizor.
Variante de produs
Dacă în sistem sunt configurare și variante de produs pentru a le vizualiza se accesează meniul Achiziții– Produse – Variante de produs. Se va deschide o fereastra cu toate produsele, inclusiv și variantele de produs. Fereastra este deschisă într-o vizualizare de tip listă.
Raportare
Pentru a accesa rapoarte de achiziții se accesează meniul Achiziții – Raportare –Achiziții . Se va deschise o fereastră de tip grafic liniar. Acest raport de vânzări se referă la comenzile de achiziții.
Pentru a comuta într-o vizualizare de tip Pivot se apasă butonul din drepta. Din stanga ferestrei se vor alege Indicatorii doriți, se va filtra după perioada dorită sau grupa după anumite criterii.
În cadrul raportului se pot schimba axele (
