Modul Contabilitate

Modulul de contabilitate în Odoo este proiectat pentru a gestiona toate aspectele contabile ale unei afaceri. Acesta oferă o gamă largă de funcționalități pentru a facilita înregistrarea și monitorizarea tranzacțiilor financiare.

Tipuri Reconciliere Factură

Reconcilierea unei încasări/plăți la factură poate fi considerată ca o etapă de reconciliere în ceea ce privește facturile. Acest proces constă în asocierea încasării/plății primite de la client/furnizor cu factura corespunzătoare emisă către client/furnizor.

În sistemul Odoo o încasare/plată către client/furnizor se poate face în trei moduri:

1. Prin înregistrarea încasării/plății direct din factură;
2. Prin înregistrarea unei încasări/plăți și reconciliată ulterior cu factura;
3. Prin operarea unui extras de bancă, fie manual, fie printr-un import într-un format compatibil.

Înregistrare încasare/plată direct din factură

Pentru o înregistrare de încasare la o factură de la un client, se vor urma pașii:

1. Se accesează meniul Contabilitate – Facturi Clienți și se găsește factura corespunzătoare pentru care se dorește înregistrarea încasării.

1. Se deschide factura și se apasă butonul Înregistrează Plata în partea de sus a paginii.

1. În fereastra nouă deschisă se completează informațiile relevante despre încasare/plată, cum ar fi data plății, metoda de plată și suma plătită (parțial sau total).

După introducerea informațiilor se apasă butonul Crează plata.

Dacă este o încasare parțilă, factura va avea statusul de plătit „Parțial”

Dacă este o încasare totală, factura va avea statusul de plătit „În plată”

Notă!!! După validarea registrelor de numerar sau a extraselor de bancă, facturile vor trece din „În plată” în “Plătit”.

Înregistrare încasare/plată și reconciliere ulterioră cu factura

Pentru a înregistra o încasare se accesează Contabilitate – Clienți – Plăți

Se apasă butonul Creează

Se va deschide o nouă fereastra unde se vor completa următoarele:

1. Tip de plată – se bifează plată sau încasare;
2. Clientul – se selectează din sistem clientul
3. Valoare plată – se introduce valoarea
4. Data – data încasării
5. Memo – se completează o notă
6. Jurnal – se selectează jurnalul (Numerar, Bancă, Trezorerie etc)
7. Metoda de plată
8. Se apasăbutonul Salvează și se Confirmă.

Pentru a reconcilia încasarea cu factura se apasă butonul Potrivirea Plății.

În ecranul de reconciliere se selectează încasarea și factura care trebuie reconciliată. Acest lucru se face printr-un click. Dacă se selectează greșit se va apasă butonul „– “ din fața înregistrării.

După selectarea încasării și a facturii se apasă butonul Reconciliază.

După reconcilierea înregistrărilor, acestea vor dispărea din ecranul de reconciliere.

Fiind un exemplu de încasare parțială, în partea de jos a facturii arată și valoarea scadentă.

Dacă este o încasare parțilă, factura va avea statusul de plătit „Parțial”

Dacă este o încasare totala, factura va avea statusul de plătit „În plată”

Notă!!! După validarea registrelor de numerar sau a extraselor de bancă, facturile vor trece din „În plată” în “Plătit”.

Operarea unui extras bancar

Operarea unui extras bancar manual

Pentru a opera manual un extras bancar, se accesează Contabilitate – Imagine de ansamblu – Jurnalul dorit

Se apasă butonul Creează și se vor introduce manual linie cu linie conform extrasului de bancă. Pentru a se adăuga manual o linie din extras bancar se apasă pe butonul Adaugă o linie.

În partea de jos al ecranului este afișat soldul calculat. Acest sold calculat trebuie luat cu Copy & Paste sau introdus manual în câmpul Sold final.

După introducerea manuală a extrasului bancar și completarea soldului final se apasă Salvează și Postează. Extrasul de banca va trece din statusul „Nou(ă)” în „Prelucrare”.

Se va apasă butonul Reconciliază. Se va deschide ecranul de Reconciliere și se va reconcilia fiecare înregistrare în parte.

ATENȚIE!!! Pentru reconcilierile cu liniile din extrasul bancar descris mai jos, se va alege Operații manuale, contul aferent și se apasă butonul Validează.

După reconciliere se va întoarce în ecranul extrasului bancar și se apasă butonul Validează.

Extrasul de bancă va trece din statusul de „Prelucrare” în „Validat”.

ATENȚIE!!! Reconcilierea liniilor din extrasul bancar trebuie verificate și confirmate de către contabilitate.

Tabel nr.1 Listă de exemple de linii din extras bancar cu conturile contabile pentru reconciliere aferente.

Operarea unui extras bancar prin import

Din meniul de Contabilitate – Imagine de ansamblu – Jurnalul dorit – Importa extras

Se va deschide o fereastră în care:

1)      Se apasă pe butonul Selectați fișierele și se va alege fișierul într-un format compatibil

2)      După încarcarea fișierului se apasă butonul Încărcare.

Se va deschide fereastra pentru maparea coloanelor din extrasul de bancă și câmpurile din sistemul Odoo. După ce se verifică că este în regulă maparea (butonul Test) se apasă butonul Încarcă. Extrasul de bancă va fi încărcat și va fi în statusul de Nou(ă).

Se va verifica corectitudinea datelor. În partea de jos al ecranului este afișat soldul calculat. Acest sold calculat trebuie luat cu Copy & Paste sau introdus manual în câmpul Sold final. Se apasă Salvează și Postează.

Extrasul de banca va trece din statusul „Nou(ă)” în „Prelucrare”.

Se va apasă butonul Reconciliază. Se va deschide ecranul de Reconciliere și se va reconcilia fiecare înregistrare în parte.

ATENȚIE!!! Pentru reconcilierile cu liniile din extrasul bancar descris mai jos, se va alege Operații manuale, contul aferent și se apasă butonul Validează.

După reconciliere se va întoarce în ecranul extrasului bancar și se apasă butonul Validează.

Extrasul de bancă va trece din statusul de „Prelucrare” în „Validat”.

ATENȚIE!!!Reconcilierea liniilor din extrasul bancar trebuie verificate și confirmate de către contabilitate.

Tabel nr.1 Listă de exemple de linii din extras bancar cu conturile contabile pentru reconciliere aferente.