Registru de casă
Companiile care efectuează operațiuni cu numerar trebuie să întocmească zilnic registrul de casă, un document care conține toate operațiunile cu numerar realizate prin casierie într-o anumită zi. Întocmit pe baza unor documente justificative, acesta este necesar nu doar pentru înregistrarea operativă a încasărilor și plăților în numerar, ci și pentru stabilirea soldului de casă sau înregistrarea în contabilitate a operațiunilor cu numerar.
Configurare
Configurare Categorie de produs
Se accesează modulul Inventar – Configurare – Categorii de produse
Se va apasă butonul Creează și se vor completa următoarele:
- Numele categoriei – Cheltuieli privind alte materiale consumabile;
- Metoda de cost;
- Evaluarea stocurilor;
- Contul de cheltuieli – se selectează contul contabil din sistem ( 6028 Cheltuieli privind alte materiale consumabile)
Se apasă butonul Salvează.
Notă!!! De recomandat confirmarea contabilității pentru conturile contabile și evaluarea stocurilor.
Pentru fiecare categorie de produs se va crea și produsul aferent. Cheltuielile pe care o companie le poate avea sunt enumerate în imaginea de mai jos:
Configurare Produs
Pentru a crea un produs nou, se accesează modulul Inventar – Produse – Produse – Creează
În fereastra deschisă se vor completa următoarele:
Secțiunea Informații generale
- Numele produsului - Cheltuieli privind alte materiale consumabile;
- Tip produs – Service;
- Politică de facturare – Livrate/ comandate;
- Unitatea de măsură;
- Taxe client;
- Categorie produs - Cheltuieli privind alte materiale consumabile;
- Referința internă;
Secțiunea Achiziții
- Taxe Furnizor;
- Politica de control – cantități comandate;
Secțiunea Contabilitate
- Contul de cheltuieli;
După configurarea produsului se apasă butonul Salvează.
Produsele care pot fi configurate în sistem sunt enumerate în imaginea de mai jos:
Flux operare Registru de Casă
Înregistrarea unei facturi/ bon fiscal
Pentru a înregistra o factură plătită cu numerar sau un bon fiscal cu RO-ul companiei pe el, se accesează modulul de Contabilitate – Furnizori – Facturi – Creează:
În fereastra deschisă se vor urmări pașii:
- Se alege Furnizorul;
- Se completează Referință furnizor – aici se va completa cu numărul facturii/bonului fiscal;
- Se completează Referință plată – aici se va completa cu numărul chitanței;
- Se alege Data facturii;
- Se alege Data contabilă;
- Se alege Data scadenței;
- Se adaugă produsul de tip serviciu – Cheltuieli privind alte materiale consumabile. Se adaugă Produse apăsând pe butonul Adăugă o linie, de unde se va selecta dintre mai multe produse deja existente sau se dă click pe butonul Creează și Editează pentru a crea un nou produs;
- Se completează Prețul unitar fără cota de TVA;
- Se alege cota de TVA aferentă produsului din factură/ bon fiscal;
- Se Salvează factura;
- Se Confirmă factura.
Sistemul Odoo va genera un număr pentru factura/ bonul fiscal înregistrat.
Înregistrarea unei plăți numerar
După înregistrarea facturii / bonului fiscal, utilizatorul va înregistra plată acesteia/acestuia în sistem. Acest lucru se face din factură prin butonul Înregistrează Plată.
Se va deschide fereastra plății unde se va selecta Jurnalul Numerar și se vor verifica / completa câmpurile Valoare, Data plății, Memo și se apasă butonul Creează Plată.
După apasarea butonului Creează Plata, factura va fi postată și va avea statusul de “În plată”.
Operare Registru de Casă
Pentru a vizualiza registrul de casă se accesează modulul Contabilitate – Imagine de ansamblu – Numerar
Se va deschide o listă cu registrele de casă pe fiecare zi în parte.
Stările unui registru de casă pot fi:
- Nou – registru de casă nu este postat;
- Prelucrare – după postarea registrului de casă, acesta va trece în Prelucrare;
- Validat – după reconcilieri, registru de casă va trece în Validat.
După înregistrarea tuturor facturilor / bonurilor fiscale din ziua respectivă, se va accesa registru de casă se va introduce / verifica soldul inițial și soldul final și se apasă butonul Postează.
Actualizare sold registru de casă
După ce s-au înregistrat operațiunile cu numerar, la sfărțit de luna se va adăuga în prima zi a lunii, soldul final la data de 31 ale lunii anterioare. (soldul final al lunii anterioare este soldul inițial al lunii pentru care se închide luna).
Pentru închiderea registrului de casă se accesează modulul Contabilitate – Imagine de ansamblu – Numerar și se bifează toate zilele din lună – click pe butonul Acțiune – Cash Update Balances
Se va introduce soldul inițial și se apasă Apply.
Notă!!! Registrele de casă trebuie să fie în starea de Nou.
Reconcilierea registrelor de casă
Registrul de casă va trece din Nou în Prelucrare și va apărea butonul Reconciliază.
Se apasă butonul Reconciliază și se va deschide fereastra de reconciliere. Se apasă butonul Validează.
Din fereastra de reconciliere se va întoarce în Registru de casă ( printr-un click pe data registrului).
În registru de casă se va apasă Validează.
Regisrul de casă va trece din Prelucrare în Validat.
Vizualizare factură / bon fiscal
Dacă se accesează factura/ bonul fiscal, se va observa ca aceasta/acesta a trecut din „În plată” în „Plătit”
ATENȚIE!!! Dacă registrele de casă nu sunt postate și validate, există posibilitatea ca în exportul către Contabilitate să fie pe contul contabil greșit.