Instrucțiuni de urmat

Import cereri de ofertă

În Odoo, o achiziție poate fi efectuată prin intermediul modulului "Achiziții" din Odoo, care permite gestionarea întregului proces de achiziție, de la plasarea comenzii și monitorizarea livrării până la efectuarea plății și înregistrarea tranzacției în contabilitate.

Se accesează modulul Achiziție. În ecranul principal sunt prezentate toate cererile de ofertă într-o vizualizare de tip listă. Pentru a schimba modul de vizualizare se accesează iconițele din partea dreaptă a ecranului. Există posibilitatea de a alege vizualizarea de tip kanban, pivot, grafic, calendar și activitate.

În partea dreapta a ecranului este starea cererii de ofertă. Aceasta poate fi:

Cdo atunci când este în stare de ciornă;
Cdo trimisă când cererea ofertei este trimisă la furnizor;
De aprobat;
Comandă de achiziție când cererea de oferta este acceptată de furnizor;
Anulată când cererea de ofertă este anulată;
Închisă atunci când s-a finalizat recepția și facturarea produselor recepționate.

Crearea unei cereri de ofertă prin import

În Odoo, importul unei liste mari de achiziții poate fi făcut prin intermediul funcției de import. Iată pașii pe care trebuie să-i urmați pentru a importa o listă mare de achiziții în Odoo:

1. Pregătiți fișierul CSV sau Excel: Înainte de a începe importul, trebuie să pregătiți un fișier CSV sau Excel care să conțină datele achizițiilor. Fișierul trebuie să aibă o structură corespunzătoare, cu antetele de coloane și datele corespunzătoare.

2. Accesați meniul "Achiziții"și creați o cerere de ofertă, selectați furnizorul, apoi salvați cererea goală. Accesați meniul "Acțiune" din și selectați opțiunea "Import purchase line".

3. Alegeți fișierul de import: În fereastra de import, alegeți fișierul CSV sau Excel pregătit anterior, selectând butonul "Alegeți fișierul".

Notă!! Fișierul trebuie să conțină coloanele: Cod produs, Nume produs, cantitate, preț și unitate de măsură.

Se vor selecta opțiunile următoare:

a) Header row – în cazul în care fișierul include capul de tabel, bifarea acestei opțiuni va evita duplicarea acestuia la import;

b) Căutare după codul intern – această opțiune va activa căutarea după codul de referință;

Există și două opțiuni suplimentare, care trebuie bifate în funcție de necesități:

c) Creare produse lipsă – dacă produsele din fișier nu sunt prezente în nomenclatorul de produse din Odoo.

d) Is amount – dacă valoarea se va împărți la cantitatea produsului pentru a stabili prețul acestuia.

Notă!! Configurați setările de import: În funcție de structura fișierului de import, trebuie să configurați setările de import, cum ar fi separatoarele de coloane, stilul de codificare etc.

4. Mapați coloanele: Pentru ca datele să fie importate corect, trebuie să mapați coloanele din fișierul de import cu câmpurile corespunzătoare din Odoo. Utilizați opțiunea "Mapați coloanele" pentru a configura aceste asocieri.

5. Importați datele: Dacă toate setările sunt corecte și datele importate sunt valide, puteți finaliza importul apăsând butonul "Importați". Odoo va importa datele în sistem și va crea achizițiile corespunzătoare.

Acești pași vă permit să importați o listă mare de achiziții în Odoo, economisind timp și efort în procesul de introducere a datelor.

Confirmarea unei comenzi de achiziție

După salvarea cererii de ofertă, utilizatorul are posibilitatea de a:

a) Trimite prin email – trimiterea cererii către furnizor;

b) Tipărire Cdo;

c) Confirmă comanda – permite utilizatorului să finalizeze o comandă de achiziție și să creeze o achiziție efectivă în sistem;

d) Anulează – permite utilizatorului să anuleze în sistem cererea de ofertă.

Se Confirmă comanda. Comanda va trece din statusul Cdo în statusul Comandă de Achiziție.

Primirea (recepția) produselor

Recepția produselor în Odoo este un proces care implică primirea mărfurilor sau a produselor achiziționate în sistemul Odoo.

În comanda de achiziție, utilizatorul va apăsa butonul Primire produse sau butonul Recepție

Există două tipuri principale de recepții:

a) Recepția standard - Acest tip de recepție este folosit pentru a înregistra cantitățile primite pentru o comandă de achiziție. În timpul recepției, se vor Seta Cantitățile exacte. După verificarea produselor se va apăsa butonul Validează.

Pentru a tipări documentul (NIR), se accesează Recepția și se urmăresc pașii:

1. Apăsați butonul Tipăriți;

2. Tipărire Recepție (NIR).

b) Recepția parțială - Acest tip de recepție este folosit pentru a înregistra cantitățile primite doar pentru o parte din comanda de achiziție. De exemplu, dacă o comandă de achiziție a fost plasată pentru 10 unități, dar numai 5 unități au fost livrate, utilizatorii pot înregistra recepția parțială a acestora.

Pentru a crea o recepție partială se intră în modul Editare și se editează Cantitățile efectuate.

În acest fel, sistemul va crea o restanță și utilizatorii pot înregistra recepții ulterioare până când cantitatea totală a fost primită.