Modul Serviciu

Configurare Modul Serviciu

Configurare Tip notificare

Pentru a configura un tip de notificare se accesează meniul Serviciu – Configurare – Tip Notificare – click pe butonul Creează:

Se va deschide fereastra și se urmăresc pașii:

1. Tip Notificare – se completează Numele notificării;
2. Tip – se selectează dacă notificarea este externă sau internă;
3. Se apasă butonul Salvează.

Configurare Tip Comandă

Pentru a configura un tip de comandă se accesează meniul Serviciu – Configurare – Tip Notificare – click pe butonul Creează:

Se va deschide fereastra și se urmăresc pașii:

1. Tip comandă – numele comenzii;
2. Câmpul Cu deplasare – de bifat dacă operatorii se vor deplasa la Partener;
3. Câmpul Se pot face comenzi de vânzare – se va bifa dacă urmează să se facă comenzi de vânzare pe baza comenzilor;
4. Categorie – se selectează dacă tipul de comandă service este Corectivă sau Preventivă;
5. Câmpul Se poate livra.
6. Se apasă butonul Salvează.

Configurare Motive

Pentru a configura un motiv, se accesează meniul Serviciu – Configurare – Motive – click pe butonul Creează.

Se va deschide fereastra și se urmăresc pașii:

1. Nume motiv – se completează numele;
2. Cod scurt – se va da un Cod scurt motiviului;
3. Se apasă butonul Salvează.

Configurare Operațiune

Pentru a configura o operațiune, se accesează meniul Serviciu – Configurare – Operațiune – click pe butonul Creează.

Se va deschide fereastra și se urmăresc pașii:

1. Cod scurt – se dă un Cod scurt operațiunii;
2. Operațiune – se completează cu numele Operațiunii;
3. Durată – durata operațiunii;
4. Produs – se leagă operațiunea de un produs de tip serviciu. Se va selecta dintre mai multe produse deja existente sau se da click pe butonul Creează și Editează pentru a crea un nou produs de tip serviciu.
5. Se apasă butonul Salvează.

Configurare Parametri de Operare

Pentru a configura un parametru de operare, se accesează meniul Serviciu – Configurare – Parametri de Operare – click pe butonul de Creează.

Se va deschide fereastra și se urmăresc pașii:

1. Parametru – se denumește parametrul;
2. Se apasă pe butonul Salvează.

Configurare Formațiune de lucru

Pentru a configura o formațiune de lucru, se accesează meniul Serviciu – Configurare – Formațiune de lucru – click pe butonul Creează.

Se va deschide fereastra și se urmăresc pașii:

1. Nume – se completează cu numele formațiunii de lucru;
2. Punct de lucru – se selectează dintre mai multe locații deja existente sau se dă click pe butonul Creează și Editează pentru a crea o locație nouă. (Crearea unei locații se regăsește în cap.Inventar);
3. Transfer intern

• Tip ridicare – se selectează tipul de operație (tip ridicare) din sistem sau se dă click pe butonul Creează și Editează pentru a crea un tip de operație;
• Rută transfer - se selectează ruta transfer din sistem sau se dă click pe butonul Creează și Editează pentru a crea un tip de operație;

    4. Vânzare

•  Rută vânzare – se selectează dintre mai multe rute deja existente sau se dă click pe butonul Creează și Editează pentru a crea o rută nouă.

    5. Se apasă pe butonul Salvează.

Configurare Tip Echipament

Pentru a configura un tip de echipament, se accesează meniul Serviciu – Configurare – Tip echipament – click pe butonul Creează.

Se va deschide fereastra și se urmăresc pașii:

1. Tip – se completează cu numele echipamentului;
2. Se apasă pe butonul Salvează.

Configurare Model Echipament

Pentru a configura un model de echipament, se accesează meniul Serviciu – Configurare – Model Echipament (en. Equipment Model) – click pe butonul Creează.

Se va deschide fereastra și se urmăresc pașii:

1. Model – se completează Numele modelului;
2. Se apasă butonul Salvează.

Configurare Categorie Contor

Pentru a configura o categorie de contor, se accesează meniul Serviciu – Configurare – Categorie Contor – click pe butonul Creează.

Se va deschide fereastra și se urmăresc pașii:

1. Categorie – Se completează cu numele;
2. Unitatea de măsură – Se va selecta dintre mai multe unități de măsură deja existente;
3. Tip – se selectează Contor sau Colector.
4. Se apasă butonul Salvează.

Echipamente

Pentru a crea un echipament nou, se accesează meniul Serviciu – Baze de Dată – Echipament – click pe butonul Creează:

Se va deschide fereastra și se urmăresc pașii:

• Numele echipamentului – se completează numele sau dacă nu se completează sistemul va genera un număr automat pentru echipament;

Date Tehnice

• Tip –  se selectează dintre tipurile de echipamente deja existente sau se dă click pe butonul Creează și Editează pentru a crea un tip nou de echipament;
• Model -  se selectează dintre modelele deja existente sau se dă click pe butonul Creează și Editează pentru a crea un model nou;
• Producător – se selectează dintre Partenerii existenți din sistem sau se dă click pe butonul Creează și Editează pentru a crea un Partener nou;
• Număr serial – se completează cu numărul serial al echipamentului;

Client

• Client – se selectează Clientul sau se dă click pe butonul Creează și Editează pentru a crea un Client nou;
• Persoana de contact – se selectează Persoana de contact din sistem sau se dă click pe butonul Creează și Editează pentru a crea o persoana de contact nouă.

Identificare

• Produs – pentru a lega un produs de echipament se selectează produsul din sistem sau se dă click pe butonul Creează și Editează pentru a crea un produs nou.
• Număr serial produs
• Furnizor – se selectează Furnizorul din sistem sau se dă click pe butonul Creează și Editează pentru a crea un Furnizor nou.

Tehnician – Responsabil – se selectează Responsabilul pentru echipamentul creat.

În secțiunea de Contori se apasă pe butonul Adaugă o linie:

• Se completează Numele contorului;
• Se selectează Categoria sau se apasă pe butonul Creează și Editează pentru a crea o categorie nouă.

Se apasă butonul Salvează.

În șablonul echipamentului sunt două butoane, respectiv Notificări și Comenzi. Acestea sunt scurtături către toate notificările sau comenzile echipamentului.

Contor

Pentru a crea un contor nou se accesează meniul Serviciu – Date de bază – Contor – click pe butonul Creează:

Căutare, filtrare și grupare

Căutare: În bara de căutare Caută se poate găsi după numele echipamentului:

Filtrare: Se apasă pe butonul Filtre -> Se Adaugă un filtru personalizat-> Se alege filtru dorit-> Se apasă butonul Aplică

Notă!!! Filtru permite selectarea după anumite criterii:

      sau     

Grupare : Se apasă pe butonul Grupează după -> Se Adaugă un grup personalizat-> Se alege după ce dorește să se facă gruparea-> Se apasă butonul Aplică:

Astfel, echipamentele sunt afișate dupa gruparea selectată:

Citiri contor

Pentru a accesa toate citirile aferente unui contor se accesează meniul Serviciu – Date de bază – Contor – se accesează contorul dorit

 În contorul deschis sunt prezentate citirile contorului, dar se poate da click pe buton Citiri Contoare

Se va deschide o fereastră cu toate citirile contorilor. Din această fereastră există posibilitatea de a adăuga citiri.

Se apasă butonul Creează. În fereastra deschisă se vor urmări pașii:

1. Se selectează Data citirii;
2. Se bifează câmpul Estimată dacă este o valoare estimată. Dacă nu, nu se va bifa câmpul.
3. Citită de – se selectează Responsabilul pentru citirea contorului;
4. Note – se adaugă note dacă este cazul;
5. Valoare contor – se introduce valoarea contorului. Sistemul va calcula automat Diferența dintre câmpul Valoarea anterioară și Valoare contor.
6. Se Apasă butonul Salvează.

Dacă revenim în pagina de citiri contori, se va observa că citirea făcută este adăugată.

Notificare

Pentru a crea o notificare nouă, se accesează meniul Serviciu – Serviciu – Notificare:

Se va deschide fereastra și se vor urmări pașii:

1. Dată – se selectează data notificării;
2. Prioritate – sistemul permite selectarea priorității notificării create;
3. Formațiune de lucru – se selectează Formația de lucru;
4. Responsabil – se alege Responsabilul; Dacă Echipamentul selectat la pct.6 are definit Responsabilul, sistemul il va aduce automat.
5. Categorie – se alege Categoria notificării. Implicit este selectată Categoria Constatare;
6. Loc funcțional
7. Echipament – se selectează Echipamentul sau se apasă pe butonul Creează și Editează pentru a crea un echipament nou.
8. Partener – dacă Echipamentul selectat la pct.7 are definit Partenerul, sistemul il va aduce automat.
9. Adresă – se selectează adresa din sistem sau se creează una nouă.
10. Operații – se apasă butonului Adaugă o linie și se selectează o operație definită din sistem sau se va crea una nouă cu ajutorul butonului Creează și Editează;

Notă!!! Se poate completa o descriere mai amănunțită de către Reponsabil în câmpul Descriere

  11.   Componente - se apasă butonului Adaugă o linie și se selectează produsele din sistem conform notificării;

    12.   Alte informații

• Tip – externă, internă sau nu se selectează nimic;
• Raportat de – utilizatorul care a creat notificarea;
• Subiect – este un câmp editabil. Utilizatorul poate completa un subiect.
• Note – Descrierea din Operații se va regăși și în acest câmp;
• Dată alocare – se va actualiza cu data și ora alocării;
• Dată start – se va actualiza cu data și ora începerii;
• Dată efectuare – se va actualiza cu data și ora de sfărșit.

  13.   Se apasă pe butonul Salvează.

Alocarea notificării

După salvarea unei notificări, utilizatorul are două opțiuni:

1. Alocare – Notificarea i se va aloca Responsabilului selectat;
2. Alocă mie – Notificarea i se va aloca utilizatorului și câmpul Responsabilul se va actualiza.

Notă!!! După alocarea notificării se va actualiza în secțiunea Alte informații câmpul Dată alocare.

Notă!!! Butonul Ofertă va crea o ofertă de vânzare, de unde cei din departamentul de vânzări se vor ocupa de transmiterea acesteia către Partener.

Responsabilul va apăsa fie butonul Start, fie are posibilitatea de Anulare alocare.

Notă!!! Dacă se apasă butonul Anulare alocare, vor apărea cele două butoane de alocare (Alocare și Alocă mie)

Atunci când Responsabilul apasă butonul Start, în secțiunea Alte informații se va actualiza câmpul Dată start

Atunci când Responsabilul apasă butonul Efectuat, în secțiunea Alte informații se va actualiza câmpul Dată efectuare

Tipărirea Fișei de constatare

Din notificare se apasă butonul Tipăriți – Notificare

Comanda Service

După transmiterea de către departamentul de Vânzări că Partenerul a acceptat oferta de vânzare trimisă, Responsabilul va apăsa din Notificare – butonul de Comandă Service

Sistemul va genera o comandă service în stare de Ciornă

În comanda service, utilizatorul va completa:

1. Motiv – se selectează unul dintre motivele configurate în sistem sau se va crea unul nou cu ajutorul butonului Creează și Editează;
2. Tip – se seletează unul dintre tipurile configurate în sistem sau se va crea unul nou cu ajutorul butonului Creează și Editează;

Pentru ca sistemul să genereze un număr pentru comanda de service se va apăsa butonul Salvează.

Preluarea comenzii service

Responsabilul are două opțiuni:

• Butonul Preluată – va apăsa butonul când va prelua comanda de service; Comanda de service va trece din Ciornă în Preluată.
• Start lucru – va apăsa butonul când se începe lucrul pentru comanda de service. Se va actualiza în secțiunea Alte informații câmpul Dată start și comanda service va trece din Preluată în În progres

Dacă în urmă constatării, responsabilul efectuează alte operații față de cele din notificare sau observă că mai are nevoie de anumite componente, acesta le poate adăuga cu ajutorul butonului Adaugă o linie.

Butonul Verifică disponibilitatea ii ajută pe cei din departamentul de Serviciu pentru a vedea dacă produsele sunt disponibile în locația Atelier. În dreptul coloanei Cantitate, este un grafic ce reprezintă disponibilitatea componentelor. Acestea sunt evidențiate cu diferite culori (culoarea albastră arată că produsul se află în locația Atelier, iar culoarea roșie că produsul nu se află în locația Atelier).

Notă!!! Cei care efectuează transferurile trebuie să se ocupe de realizarea transferulului de produse în locația Atelier.

Tipărirea Proceselor verbale

Pentru a tipări Formularele Proces verbal de predare-primire și/sau Proces verbal de recepție, în comanda service se apasă butonul Tipăriți:

Parametri

În secțiunea Parametri, Responsabilul poate bifa următoarele căsuțe:

• Echipamentul funcționează;
• Defectul a fost înlăturat, echipementul funcționează;
• Defectul nu a fost înlăturat, echipamentul funcționează;
• Echipamentul nu funcționează.

Actualizare Comanda de vânzare și finalizare comanda service

După finalizarea constatării și a tipului de reparație, utilizatorul va folosi butonul de Comandă vânzare conform imaginii de mai jos pentru actualizarea comenzii de vânzare și butonul Lucru efectuat pentru închiderea comenzii de service.

Atunci când Responsabilul apasă pe butonul Lucru efectuat, în secțiunea Alte informații, câmpul Dată efectuată se va actualiza

Notă!!! După finalizarea procesului de vânzare, inclusiv facturarea comenzii de vânzare, departamentul de vânzări va comunica celor din departamentul de Serviciu că s-a efectuat procesul. Astfel, cei din departamentul de Service vor Efectua comanda de service.