Cheltuieli și venituri înregistrate în avans (4711/4721)
Cheltuielile plătite/de plătit și veniturile încasate/de încasat în exercițiul financiar curent, dar care privesc exercițiile financiare următoare, se înregistrează distinct în contabilitate, la cheltuieli în avans (contul 471 „Cheltuieli înregistrate în avans”) sau venituri în avans (contul 472 „Venituri înregistrate în avans”), după caz.
În aceste conturi se înregistrează, în principal, următoarele cheltuieli şi venituri: chirii,
abonamente, asigurări şi alte cheltuieli efectuate anticipat, respectiv veniturile din chirii, abonamente şi
alte venituri aferente perioadelor sau exercițiilor următoare.
În faza inițială sunt configurate in setările companiei conturile 4711 si 4721, iar la tip jurnal se trece Operațiuni diverse. Se setează modalitatea de generare a înregistrărilor - la validarea facturii sau manual.
- Accesare Modul Contabilitate
- Selectare meniu Furnizori - Facturi
- Crearea facturii furnizor - accesare butonul Nou(ă)
- Se completează linia produsului:
- → denumire produs
- → contul real de cheltuieli, NU 4711
- → activați coloana opțională „Dată amânată" → completați perioada (activați coloana opțională din iconița
) - → valoarea
📌Perioada se calculează pe luni calendaristice: începe în prima zi a lunii plății (sau a lunii următoare) și ține N luni.
- Postați factura (Confirmă).
- Tab-ul Elemente jurnal prezintă nota generată inițial.
4. Accesare înregistrări - pe factura postată, apăsați butonul smart Deferred Entries (Înregistrări de amânare)
📌Se deschide lista tuturor intrărilor generate: nota de amânare generată automat la aceeași dată -- (Dr 4711 = Cr 613) și toate notele lunare de recunoaștere planificate.
💡 Notele rămase în ciornă sunt cheltuielile viitoare, care se postează automat, conform perioadei planificate. Astfel, cheltuiala se recunoaște eșalonat, pe durata stabilită inițial.
5. Raport cheltuieli amânate (sold 4711 per document)
- Accesare Modul Contabilitate
- Selectare meniu Examinare - Cheltuieli neexigibile
Raportul arată intervalul de recunoaștere al cheltuielilor din factură:
- suma totală amânată
- suma recunoscută până la data raportului
- suma rămasă de recunoscut
6. Înregistrare venituri în avans (factură client)
👉Procesul este similar și în cazul veniturilor în avans.
- Accesare Modul Contabilitate
- Selectare meniu Clienți - Facturi
- Crearea facturii client - accesare butonul Nou(ă)
- Se completează linia produsului:
- → denumire produs
- → contul real de venituri, NU 4721
- → activați coloana opțională „Dată amânată" (Deferred Date) → completați perioada (activați coloana opțională din iconița ⚙)
- → valoarea
- Postați factura (Confirmă).
👉 La postare, Odoo generează:
✅Nota facturii (normală), regăsită în tab-ul Elemente jurnal.
✅Nota de amânare (automată), regăsită în secțiunea „Deferred Entries" (Înregistrări de amânare).
✅Notele lunare de recunoaștere a veniturilor, regăsite în secțiunea „Deferred Entries" (Înregistrări de amânare).
| Moment | Dr | Cr | Sumă |
|---|---|---|---|
| Factura client | 4111 | 704, 4427 | total factură |
| Nota amânare (automată) | 704 | 4721 | valoare netă |
| Recunoaștere lunară (×N luni) | 4721 | 704 | cotă lunară |
7. Plată în avans fără factură, direct din casierie
O plată care nu are factură, de exemplu cea făcută pe baza unei polițe, se înregistrează direct pe cheltuială. Dacă plata este în numerar și cheltuiala se repartizează pe mai multe luni, trebuie respectate următoarele:
- → se trece contul real de cheltuieli, NU 4711
- → activați coloana opțională „Dată amânată" → completați perioada (activați coloana opțională din iconița
)
👉După postarea chitanței, din butonul inteligent „Înregistrări de amânare" (Deferred Entries) se vizualizează următoarele note contabile:
8. Plată în avans fără factură, direct din extrasul bancar.
🚩Pentru cheltuielile recurente care se împart pe mai multe luni se folosesc modele de reconciliere. Se face câte un model pentru fiecare tip de cheltuială (cont și perioadă de amânare diferite).
- Contabilitate → Tablou de bord;
- Se alege contul bancar dorit;
- Pe linia tranzacției de reconciliat, se apasă pe cele trei puncte (⋮);
- Din meniu se selectează Gestionează modele, pentru configurarea modelelor de reconciliere automată.
👉Modalitate alternativă de acces: Din Tabloul de bord Contabilitate, direct de pe cardul jurnalului bancar, se apasă pe meniul ⋮ al cardului și se selectează Modele.
👉 Se creează un model nou, iar pe linia de contrapartidă se completează:
- Contul de cheltuială;
- Tip valoare: Procentaj de sold, cu Valoare: 100;
- Amânare (luni): perioada pe care se eșalonează cheltuiala;
- Amânarea începe: Luna plății (sau Luna următoare).
👉 Pentru testare, pe linia tranzacției de reconciliat se apasă pe cele trei puncte (⋮) și se selectează modelul de reconciliere corespunzător — în cazul de față, RCA trimestrial.
Flux:
- Plată: 613 = 5121 1.500 lei
- Transfer în amânare: 4711 = 613 1.500 lei
- Recunoaștere lunară: 613 = 4711, câte 500 lei
Ce se întâmplă la ștergere/anulare:
Dacă ștergi contrapartida, reconcilierea sau tranzacția, amânarea dispare automat:
- ciornă nepostată → se șterge simplu
- notă deja postată → se stornează
Vrei să reiei? Aplici modelul din nou și gata, ai o amânare nouă.
⚠️ Un singur lucru de reținut: contul unei linii amânate nu se editează direct. Dacă ai nevoie de alt cont — ștergi contrapartida și aplici modelul corect.
❌ Erori frecvente
| Mesaj / simptom | Cauză probabilă | Remediere |
|---|---|---|
| „Please set the deferred journal in the accounting settings." | Jurnalul de amânare nu a fost configurat (hook nu l-a găsit) | Setări → Deferred Journal → selectați un jurnal de Operațiuni diverse |
| „Please set the deferred accounts in the accounting settings." | Contul 4711 sau 4721 lipsește din setări | Setări → Deferred Expense/Revenue Account → selectați manual 4711/4721 |
| Butonul „Deferred Entries" nu apare după postare | Câmpul „Deferred Date" nu a fost completat pe linie, sau linia este pe un cont care nu este de tip expense/income | Verificați că linia e pe 6xx (cheltuieli) sau 7xx (venituri) și că intervalul de date este completat |
| Notele lunare rămân în stare „Draft" | Serverul verifică o dată pe zi — poate dura până la 24 ore | Postați manual din raportul Deferred Expense → Generate Entries |
| Deferred Date devine readonly după postare | Comportament normal — nu se pot modifica datele pe o linie cu intrări de amânare deja generate | Resetați factura la ciornă (anulați intrările de amânare) → corectați → repostați |
| „You cannot change the account for a deferred line…" | Ați încercat să schimbați contul contrapartidei după aplicarea unui model cu amânare | Ștergeți contrapartida (amânarea se stornează automat) și aplicați modelul potrivit |
| „Tranzacția face parte dintr-o înregistrare de amânare grupată…" | Metoda Manual și grupat: tranzacția a intrat deja într-o notă lunară grupată | Stornați întâi nota grupată din raportul Cheltuieli reportate, apoi modificați tranzacția. Stornarea notei grupate afectează toate documentele din grup — regenerați-o pentru celelalte după corecție |