Decont de cheltuieli din avans de trezorerie (542) și diurnă
Decontul de cheltuieli din avans de trezorerie e procesul prin care un angajat justifică, în fața companiei, cum a cheltuit banii primiți în avans pentru o deplasare sau o activitate de serviciu (cazare, transport, protocol, combustibil etc.), eventual completați cu diurnă. Practic, angajatul primește bani înainte, cheltuiește, aduce documente justificative (bonuri, facturi), iar la final se calculează dacă mai are de restituit companiei sau, dimpotrivă, compania mai are de plătit angajatului.
Cine e implicat ❓
- Angajatul — primește avansul, face cheltuielile, aduce documentele justificative.
- Casierul/Operatorul deconturi — introduce decontul, acordă avansul, adaugă liniile de cheltuieli.
- Contabilul/Managerul — validează decontul și verifică la final că soldul 542 e zero.
Banii dați în avans unui angajat nu sunt o cheltuială — sunt o datorie a angajatului față de companie (contul 542 „Avansuri de trezorerie"). Abia când angajatul justifică prin documente cum a folosit banii, sumele devin cheltuieli reale ale firmei. Până la justificare, contul 542 rămâne „deschis" pe numele angajatului respectiv; scopul decontului este exact acela de a-l aduce la zero. Procesul urmează Ordinul 2634/2015 (documentele „Decont de cheltuieli" și „Ordin de deplasare/delegație") și regulile privind diurna internă/externă pentru deplasări.
- Accesare Modul Contabilitate
- Selectare meniu Furnizori - Decont Cheltuieli
- Crearea decontului - accesare buton Nou(ă)
- Deschiderea listei de deconturi
👉Se completează:
- Angajat — cel pentru care se face decontul.
- Data avans
- Jurnal numerar — jurnalul din care a ieșit banii pentru avans ( Casă sau Bancă, după cum a fost plătit efectiv avansul)
✅Câmpul Cont din partea stângă (implicit 625000 Cheltuieli cu deplasări, detașări și transferări) și câmpul Diurnă (rata pe zi, implicit 42,50 lei, editabilă în câmpul Diurnă) se folosesc doar pentru calculul diurnei — nu sunt contul general al decontului.
- Avans — suma acordată.
- Zile — numărul de zile de diurnă, dacă e cazul (rata implicită e 42,50 lei/zi, editabilă în câmpul Diurnă).
📌Cum se citește câmpul Diferență (se recalculează live, pe măsură ce completezi): Diferență = Total cheltuieli (linii + diurnă) − Avans.
- Negativă → angajatul a cheltuit mai puțin decât avansul → la validare el restituie diferența (bani intră în casă/bancă).
- Pozitivă → angajatul a cheltuit mai mult decât avansul → la validare compania îi decontează diferența (bani ies din casă/bancă).
📌Contul de închidere 542 al decontului nu se completează pe formularul principal, ci în tab-ul Alte informații, la câmpul „Expense Journal" (etichetat netradus, în engleză, în această versiune a modulului). Aici selectați jurnalul de tip Diverse cu contul implicit 542 (în baza dvs. de test, „Jurnal cheltuieli - decont"). Tot aici găsiți Diem Journal (jurnalul pentru nota de diurnă) și secțiunea Traseu aprobare (Aprobat de / Contabilizat de).
4. Acordarea avansului - accesare buton Avans
👉Înainte de a apăsa Avans, tab-ul Descriere (liniile de cheltuieli) este needitabil — nu există niciun link de adăugare linie. Liniile pot fi introduse abia după ce decontul e în starea Avans.
📌Acest buton salvează imediat decontul în baza de date (îi atribuie un număr, ex. DEC/00003) și trece starea din Ciornă în Avans.
- Tot la acest pas se generează nota contabilă de acordare a avansului - tab-ul Elemente registru
5. Adăugarea liniilor de cheltuieli
În tab-ul Descriere, se apasă pe butonul Adăugă o linie. Pentru fiecare linie se completează:
- Dată (implicit ziua curentă)
- Referință (descrierea cheltuielii, ex. „Cazare hotel"),
- Total (suma cu TVA inclus — click direct pe valoare pentru a o edita)
- Furnizor (căutare după nume, din furnizorii existenți).
- Câmpul Tip este implicit Cheltuieli
📌📌 Dacă cheltuiala are TVA deductibilă, completează coloana Taxă cu cota corespunzătoare . Suma introdusă în Total este valoarea fără TVA — sistemul calculează și adaugă TVA-ul automat, iar la Validare va genera separat nota contabilă
6. Preluarea cheltuielilor din modulul standard de cheltuieli (Pas opțional)
Dacă angajatul are deja cheltuieli înregistrate prin modulul standard hr_expense (aprobate, fără notă contabilă proprie, nelegate de alt decont), butonul Preia cheltuieli HR deschide un wizard cu lista lor, pentru selecție și preluare ca linii în decontul curent.
📌 Wizardul cere ca Jurnal numerar și Dată avans să fie deja completate pe decont — altfel apare eroarea „Câmpuri obligatorii lipsă". Dacă angajatul nu are cheltuieli eligibile, lista rămâne goală („Nicio înregistrare găsită").
👉 Preluarea nu generează nicio notă contabilă — doar adaugă linia în decont. Contabilizarea se face abia la validare, împreună cu celelalte linii. Dacă invalidați ulterior decontul, liniile preluate din HR se șterg automat, iar cheltuielile redevin disponibile; liniile introduse manual rămân.
7. Validarea decontului
- Acesarea butonului Validează (a înlocuit butonul „Avans")
- Starea trece în Efectuat iar Odoo generează automat toate notele contabile rămase.
8. Verificarea soldului 542 și urmărirea deconturilor
- Tab-ul Elemente registru arată toate notele contabile generate
💡Descriere note contabile
✅Diurnă — Dr 625000 = 127,50 / Cr 542000 = 127,50. Corect: 3 zile × 42,50 lei = 127,50 lei.
✅Decontare cheltuială (Cazare hotel) — Dr 401100 Furnizori = 200,00 / Cr 542000 = 200,00. Corect: stinge datoria către TERRABIT SOLUTIONS SRL pe seama avansului.
✅Diferență — Dr 531100 Casa în lei = 172,50 / Cr 542000 = 172,50. Corect: angajatul restituie 172,50 lei în casierie (exact cazul „diferență negativă" din manual).
✅Avans — Dr 542000 = 500,00 / Cr 531100 Casa în lei = 500,00. Corect: avansul acordat inițial.
✅Chitanța de achiziție — Dr 623100 Cheltuieli de protocol = 200,00 / Cr 401100 Furnizori = 200,00. Corect: recunoaște cheltuiala de cazare pe furnizor.
✅Verificare finală, soldul 542:
- Debit: 500,00 (avans)
- Credit: 127,50 (diurnă) + 200,00 (decontare) + 172,50 (diferență) = 500,00
Debit = Credit → soldul 542 al lui ANGHELACHE este zero. Decontul e complet și corect validat.
2. Pe fișa angajatului, butonul smart Deconturi arată toate deconturile lui.
📌 Invalidare — dacă se apasă butonul Invalidare pe un decont Efectuat, revine direct în Ciornă (nu în Avans) și toate notele contabile generate se șterg; liniile introduse manual rămân.
❌