Import note salarii

Modulul permite importul lunar al notei contabile de salarii din aplicații externe de salarizare sau din fișiere interne exportate în format generic. Scopul este ca departamentul financiar să poată prelua rapid nota de salarii în Odoo, cu mapare pe conturi contabile și centre de cost, fără reintroducere manuală a liniilor contabile. Fluxul are patru etape:

Etapa	Unde se face	Rezultat
Pregătirea fișierului	Macheta Excel „Macheta import nota salarii”	Un rând pentru fiecare articulație contabilă: cont debit, cont credit, sumă
Importul	Contabilitate ▸ Contabilitate ▸ Note Salarii ▸ Încarcă fișier salarii	Un document de import în starea Schiță, cu liniile din fișier
Validarea și contabilizarea	Documentul de import, butoanele Validează și Contabilizează	O notă contabilă postată în jurnalul Salaries (SLR)
Verificarea	Nota contabilă și Elemente analitice	Conturile Odoo corecte și costul salarial pe centrul de cost

Fiecare scenariu are pașii de urmat, rezultatul pe care trebuie să-l vezi și un loc unde notezi dacă testul a trecut. Testarea se face pe baza de test, nu pe cea productivă.

Ce este deja configurat

Următoarele sunt pregătite de echipa Terrabit. Nu trebuie să le modifici, doar să verifici că le găsești:

• meniul Contabilitate ▸ Contabilitate ▸ Note Salarii, cu trei opțiuni: Încarcă fișier salarii, Import Note Salarii și Configurare Mapare Conturi;

• jurnalul Salaries, cod SLR, de tip Diverse. Notele de salarii se numerotează SLR/an/lună/număr;

• maparea Mapare salarii, cu legătura dintre simbolurile de cont din aplicația de salarizare și conturile din Odoo:

Simbol în fișier	Cont Odoo
6411, 6412	641000 Cheltuieli cu salariile personalului
6461	646100 Cheltuieli privind contribuția asiguratorie pentru muncă
6358	635160 Cheltuieli cu alte impozite, taxe și vărsăminte asimilate – Fd. Handicap
421	421100 Personal – salarii datorate
4231 / 4232	423100 / 423200 Personal – ajutoare materiale datorate
425	425000 Avansuri acordate personalului
427	427100 Rețineri din salarii datorate terților
4315	431510 Contribuția de asigurări sociale
4316	431610 Contribuția de asigurări sociale de sănătate
436	436100 Contribuția asiguratorie pentru muncă
43821	438210 Alte creanțe sociale – FNUASS
444	444100 Impozitul pe venituri de natura salariilor
4471	447100 Fonduri speciale – taxe și vărsăminte asimilate

Centrele de cost nu sunt încă configurate în mapare. Le adaugi tu, în Scenariul 1, ca să le poți folosi cu codurile din aplicația ta de salarizare.

Cum arată fișierul de import

Foaia Nota salarii trebuie să fie prima foaie din fișier. Rândul 1 este antetul, iar de la rândul 2 urmează articulațiile, câte una pe rând:

cont_debit	cont_credit	suma	centru_cost	departament	descriere
6411	421	X	CC_X		Salarii brute septembrie 2026
421	4315	X			CAS 25% reținut salariați
421	444	X			Impozit pe salarii 10%
6461	436	X	CC_Y		CAM 2,25%

Reguli pentru fișier:

• Antetul se scrie exact ca mai sus. Literele mari sau mici nu contează, dar spațiile da: cont_debit este corect, Cont Debit nu este recunoscut. Sunt acceptate și denumirile în engleză: account_debit, account_credit, amount, cost_center, department, description;

• coloanele obligatorii sunt cont_debit, cont_credit și suma. Ordinea coloanelor nu contează, iar coloanele în plus (de exemplu un număr curent) sunt ignorate;

• conturile se scriu cu simbolul din aplicația de salarizare (6411, 421, 4315 etc.), așa cum apar în tabelul de mapare;

• suma se scrie ca număr, fără separator de mii și fără „lei”. Zecimalele se pot scrie cu virgulă sau cu punct (1234,56 sau 1234.56). Rândurile cu suma 0 sunt ignorate;

• centru_cost se completează pe liniile de cheltuieli (641x, 646x), cu codul exact din mapare. Aici literele mari și mici contează: CC_HVAC este corect, cc_hvac nu;

• departament este informativ. Se păstrează pe linia importată, dar nu repartizează costul;

• descriere devine eticheta liniei în nota contabilă;

• nu pui rânduri de titlu deasupra antetului și nici rând de total la sfârșit. Rândurile goale sunt ignorate.

Atenție: dacă un simbol de cont din fișier nu există în mapare, Odoo alege automat primul cont din planul de conturi care începe cu acel simbol. De exemplu, simbolul 4281 ajunge pe 428110. Un simbol scris greșit sau prea scurt poate ajunge astfel pe un cont greșit (simbolul 6 ajunge pe 601000), fără niciun mesaj de eroare. De aceea, verificarea conturilor din Scenariul 4 este obligatorie.

1. Verificarea mapării și adăugarea centrelor de cost

Când se folosește: o singură dată, la configurare, și ori de câte ori apare în aplicația de salarizare un cont sau un centru de cost nou.

Deschide modul Contabilitate ▸ Contabilitate ▸ Note Salarii ▸ Configurare Mapare Conturi și deschide Mapare salarii

Pe fila Mapare conturi verifică că fiecare simbol de cont folosit de aplicația de salarizare are un rând, cu contul Odoo corect. Dacă lipsește un simbol, apasă Adaugă o linie, completează Cod extern (simbolul din fișier) și alege Cont Odoo.

Deschide fila Mapare centre de cost. Pentru fiecare centru de cost apasă Adaugă o linie, completează Cod CC extern (codul din fișier) și alege Cont analitic Odoo. Pentru test adaugă cele 9 coduri din foaia Coduri a machetei (ex. CC_HVAC ▸ BU HVAC).

2. Importul fișierului

Când se folosește: în fiecare lună, pentru a aduce nota de salarii în Odoo.

Deschide Contabilitate ▸ Contabilitate ▸ Note Salarii ▸ Încarcă fișier salarii.

Se deschide fereastra Import Notă Salarii.

La Fișier încarcă fișierul Excel
La Format fișier alege Excel (XLSX).
La Jurnal alege Salaries.
La Perioadă alege ultima zi a lunii de salarii (în exemplu, 30.09.2026). Aceasta va fi data notei contabile.
La Configurare mapare alege Mapare salarii.
Apasă Importă.

Atenție: câmpul Configurare mapare se completează întotdeauna. Fără mapare, Odoo caută conturile doar după începutul codului, iar simbolurile analitice (de exemplu 6411) nu sunt găsite.

3. Verificarea liniilor importate

Când se folosește: înainte de validare, de fiecare dată.

Pe documentul de import, în fila Linii notă salarii, verifică fiecare linie: Cont Debit, Cont Credit, Sumă și Descriere.

Verifică coloana Distribuție analitică: pe liniile de salarii brute și de CAM trebuie să apară contul analitic al centrului de cost.
Dacă vrei să vezi și codurile din fișier, apasă pictograma de coloane opționale din dreapta antetului tabelului și bifează Cod CC extern și Cod departament extern.
Dacă o linie e greșită, o poți corecta direct pe document, cât timp este în Schiță. Pentru greșeli multe, e mai simplu să corectezi fișierul, să ștergi documentul și să imporți din nou.

4. Validarea și contabilizarea

Când se folosește: după ce liniile au fost verificate.

Pe documentul de import apasă Validează. Starea trece în Validat, iar liniile nu mai pot fi modificate.

Apasă Contabilizează. Odoo creează nota contabilă și o postează.

Apasă Vezi nota contabilă

Nota contabilă este în jurnalul Salaries, starea Postat, cu data 30.09.2026 și referința Import salarii 2026/09;

fiecare rând din fișier a devenit două linii în notă, una pe debit și una pe credit, cu Descrierea din fișier ca etichetă

5. Verificarea costului pe centre de cost

Când se folosește: pentru a confirma că salariile ajung pe structura organizatorică.

Deschide Contabilitate ▸ Contabilitate ▸ Tranzacții ▸ Elemente analitice.
În bara de căutare scrie eticheta liniilor de salarii (în exemplu, „Salarii brute septembrie 2026”, apoi „CAM 2,25%”) sau filtrează după data 30.09.2026.
Grupează după contul analitic din planul 1. Structura organizationala.

Tips 💡

Odoo nu permite importul dublu pentru aceeași lună, la validare afișează mesajul A posted import already exists for period 2026-09-30 in journal Salaries. Documentul rămâne în Schiță. Îl poți șterge: din lista Import Note Salarii îl bifezi și alegi Acțiuni ▸ Șterge.
Anularea și corectarea unei note importate: apasă Anulează și confirmă. Starea trece în Anulat. Apasă Resetează la Schiță. Liniile devin din nou modificabile. Corectează liniile direct pe document. Alternativ, șterge documentul și importă din nou fișierul corectat.

Mesaje frecvente

Mesaj	Cauza	Ce faci
The file contains no valid lines.	Antetul nu e recunoscut, foaia cu date nu e prima sau toate sumele sunt 0	Verifică antetul de pe rândul 1 și ordinea foilor
Debit account '…' does not exist in the chart of accounts.	Simbolul de cont nu e în mapare și niciun cont nu începe cu el	Adaugă simbolul în Mapare salarii (Scenariul 1)
Credit account '…' does not exist in the chart of accounts.	La fel, pentru contul de credit	La fel
There are no lines to import.	Documentul de import nu are linii	Importă din nou fișierul
A posted import already exists for period …	Luna a fost deja contabilizată în jurnalul Salaries	Anulează importul vechi (Scenariul 8) sau verifică perioada

Ce nu face importul

• nu calculează salariile și nu verifică dacă brutul este egal cu netul plus contribuțiile. Nota este preluată așa cum vine din aplicația de salarizare;

• nu generează declarația D112;

• nu face plata salariilor. Plata se înregistrează din extrasul bancar, pe contul 421100, ca până acum.

Nu ai găsit răspunsul?

Echipa noastră te poate ajuta.

Cere ajutor