Împrumuturi și Leasing

Modulul Împrumuturi și leasing ține evidența contractelor de leasing financiar și operațional, conform OMFP 1802/2014, pct. 212–220. Pe baza contractului calculează graficul de rambursare, înregistrează bunul și datoria la activare, iar ratele se înregistrează prin facturile firmei de leasing. Lunar mută datoria scadentă în următoarele 12 luni în contul pe termen scurt. Contabilul are astfel o evidență clară a contractelor de leasing, cu rapoarte gata de folosit pentru bilanț și nota explicativă.

⚙️ Configurare inițială

Configurarea se face o singură dată, înainte de primul contract. Ea stabilește conturile și jurnalul pe care modulul le completează automat pe fiecare contract nou, ca să nu le alegeți de fiecare dată.

Mergeți în Contabilitate → Configurare → Contabilitate → Tipuri de împrumut / leasing. La instalare, modulul creează automat patru tipuri: Leasing financiar, Leasing operațional, Credit bancar pe termen lung și Credit bancar pe termen scurt. Pentru leasing, deschideți primele două și verificați conturile:

• Leasing financiar: Cont datorie (peste un an) 1672, Cont datorie (sub un an) 1671, Cont cheltuieli cu dobânzile 666, Cont TVA deductibilă 4426, Cont furnizor 404.
• Leasing operațional: Cont chirii / redevențe 612, Cont TVA deductibilă 4426, Cont furnizor 401.

👉Contul de imobilizare (21x) nu se pune pe tip, ci pe fiecare contract, pentru că depinde de bun (de exemplu 2133 pentru mijloace de transport).

👉La ambele tipuri de credit verificați și Cont cheltuieli cu dobânzile 666, Cont comisioane bancare 627, Cont cheltuieli în avans 471, precum și Calcul zileZile reale/360, convenția folosită de obicei de bănci.

1. Crearea contractului de leasing

În acest pas introduceți în Odoo contractul semnat cu firma de leasing: cine finanțează, ce bun, pe ce perioadă și cu ce costuri. Din aceste date se calculează apoi toate ratele.

Accesați modulul Contabilitate → Contabilitate → Împrumuturi și leasing și apăsați Nou. Completați:

• Număr contract: numărul de pe contractul de leasing.
• Tip contract: Leasing financiar sau Leasing operațional. Fel contract se bifează automat, iar conturile se completează în tabul Contabilitate.
• Finanțator / societate de leasing: firma de leasing.
• Înregistrare rate: lăsați Factura de furnizor a locatorului. Fiecare rată se înregistrează prin factura firmei de leasing, iar TVA-ul acesteia intră în decontul de TVA.
• Denumire bun: ce ați luat în leasing
• Monedă: moneda contractului de leasing. Implicit este RON. Pentru un contract în euro alegeți EUR.

📌Prin selectarea monedei EURO, graficul și ratele de leasing vor fi calculate în moneda contractului, iar soldurile datoriei de leasing (contul 167) vor fi incluse lunar în procesul de reevaluare valutară, disponibil în Contabilitate → Reevaluare valutară RO( vezi manualul Reevaluare valutară lunară (OMFP 1802, fără stornare)).

În Parametri financiari completați:

• Dată start: data contractului. Ratele cad lunar, după această dată.
• Număr rate lunare: completați-l după ce ați ales tipul, pentru că tipul pune o valoare implicită.
• Sumă finanțată (fără TVA): suma finanțată de firma de leasing, inclusiv valoarea reziduală.
• Avans (fără TVA), Valoare reziduală și Dobândă anuală (%), conform contractului.
• Metodă de rambursare: Rată constantă (anuitate) sau Principal constant.
• Calcul zile: 30/360, zile reale/360 sau zile reale/365.
• Cotă TVA (%): 21%.

2. Generarea și verificarea graficului de rambursare

Graficul arată cât plătiți în fiecare lună și din ce se compune fiecare rată: cât din rată reduce datoria (principal), cât e dobândă și cât e TVA. În acest pas îl comparați cu graficul primit de la firma de leasing, înainte ca ceva să ajungă în contabilitate.

După ce ați completat contractul, apăsați butonul Generează grafic.

Contractul se salvează automat, iar în tabul Grafic de rambursare apare câte un rând pentru fiecare rată, cu următoarele coloane:

• Nr. rată și Dată scadență: numărul ratei și data la care trebuie plătită;
• Principal: partea din rată care reduce datoria față de firma de leasing;
• Dobândă: costul finanțării pentru luna respectivă;
• Cotă TVA (%) și TVA: TVA-ul aplicat ratei;
• Total rată: suma de plată, cu TVA;
• Sold după rată: cât mai datorați după plata ratei;
• Stare: În așteptare pentru ratele neînregistrate încă.

Deasupra taburilor apar Totaluri grafic: Total principal, Total dobânzi, Total TVA și Total de plată.

👉Comparați totalurile cu graficul primit de la firma de leasing. Dacă diferă, corectați datele contractului (sumă, dobândă, număr de rate, dată start) și apăsați din nou butonul Generează grafic. Graficul vechi se înlocuiește cu cel nou. Cât timp contractul e în Ciornă, graficul se poate regenera oricând. După activare (Pasul 3), graficul nu se mai poate regenera.

3.  Activarea contractului

Activarea e momentul în care contractul intră oficial în evidența contabilă. La leasingul financiar, bunul apare în patrimoniul firmei, iar datoria față de firma de leasing apare în bilanț, împărțită pe termen scurt și termen lung.

După ce ați verificat graficul, apăsați Activează contractul.

 Contractul trece din Ciornă în Activ, iar în partea de sus apar două butoane:

• Note: notele contabile făcute de contract (activare, reclasificări, note de sfârșit de lună);
• Facturi furnizor: facturile firmei de leasing legate de ratele contractului. Lista se completează pe măsură ce ratele sunt facturate (Pasul 4).

La leasingul financiar se creează automat două note contabile, cu data de start a contractului:

• Activare leasing: Dr 213300 = Cr 167200, la Valoare bun (avans + sumă finanțată). Bunul intră în patrimoniu, iar întreaga datorie față de firma de leasing se înregistrează ca datorie pe termen lung.
• Reclasificare sub un an: Dr 167200 = Cr 167100, pentru partea din datorie care se plătește în următoarele 12 luni (avansul și principalul ratelor din primul an).

📌 Atenție: după activare, parametrii financiari ai contractului nu se mai pot modifica: Tip contract, Monedă, Dată start și Dată final, Număr rate lunare, Sumă finanțată, Avans, Valoare reziduală, Dobândă anuală, Cotă TVA, datele de preluare și comisioanele. Dacă încercați, Odoo afișează mesajul „Parametrii financiari ai contractului … nu mai pot fi modificați după activare”. Nici în Grafic de rambursare nu se mai pot adăuga sau șterge rate.

Corecturile se fac astfel:

• dobânda se schimbă doar cu butonul Schimbă dobânda (Pasul 6);
• pentru orice altă corectură, contractul se readuce la ciornă cu Resetează la ciornă, apoi se regenerează graficul. Asta e posibil doar cât timp contractul nu are note contabile înregistrate; altfel, notele trebuie anulate întâi;
• o rată care nu mai trebuie înregistrată se marchează cu Omite;
• un contract Finalizat se redeschide întâi cu Redeschide.

👉 Butonul Înregistrează rate scadente nu apare pe contract, și e corect. Cu Factura de furnizor a locatorului, ratele se înregistrează doar prin factură. Butonul apare numai pe contractele vechi, cu „Notă contabilă din contract”.

4. Înregistrarea ratei prin factura firmei de leasing

Pentru fiecare rată (și pentru avans), firma de leasing emite o factură. În acest pas o introduceți în Odoo pornind de la rata din grafic. Factura se completează automat cu împărțirea pe principal, dobândă și TVA, deci nu mai calculați nimic manual, iar TVA-ul ajunge corect în jurnalul de cumpărări și în decontul de TVA. Rata nu mai generează o notă contabilă separată: nota contabilă este chiar factura.

• Se deschide contractul, tabul Grafic de rambursare, și apăsați Creează factură furnizor pe rândul ratei facturate. 

Exemplu (LF-test 123): prima factură primită de la firma de leasing este cea de avans (în grafic, Nr. rată 0). Apăsați Creează factură furnizor pe rândul avansului.

Se deschide factura de achiziție în ciornă. Majoritatea câmpurilor sunt deja completate din contract: 

• Furnizor: firma de leasing;
• Rate leasing: rata (sau avansul) pentru care se face factura;
• Data facturii și Dată contabilă: data scadenței ratei din grafic;
• în tabul Linii factură: Principal pe contul 167100 și Dobândă pe contul 666000, cu taxa 21% S. La avans există doar linia de principal.

Completați câmpurile care țin de factura primită:

• Referință factură: numărul facturii emise de firma de leasing;
• Data scadenței: termenul de plată de pe factură. Implicit e ziua curentă dar se poate modifica dacă avansul se plătește la semnare.
• Se accesează butonul Confirmă și rata devine Înregistrată și intră în contabilitate.
• 
  

💡Din luna următoare, pentru Rata 1, factura are două linii: Principal pe 167100 și Dobândă  pe 666000, plus TVA. 

După ce confirmați factura, rata apare în grafic în starea Înregistrată (verde), iar în coloana Notă contabilă apare numărul facturii. Factura se vede și în butonul Facturi furnizor, și în butonul Note din partea de sus a contractului.

5. Înregistrarea ratei când factura există deja în Odoo (venită din SPV sau creată de un utilizator)

Uneori factura firmei de leasing intră în Odoo înainte să o creați din contract, de exemplu importată automat din SPV (e-Factura) sau introdusă de un coleg din Furnizori → Facturi. În acest caz nu o mai creați din rată, pentru că ar rezulta două facturi pentru aceeași rată. În acest pas legați factura existentă de rata din grafic, ca modulul să știe că rata a fost facturată.

• Deschideți factura firmei de leasing din Furnizori → Facturi. La câmpul Rate leasing alegeți rata pe care o facturează. Lista arată doar ratele În așteptare ale contractelor acelui furnizor, deci nu puteți alege din greșeală o rată deja facturată sau a altui finanțator.

Verificați liniile facturii înainte de confirmare:

• principalul ratei pe contul 167100, cu suma din coloana Principal a graficului;
• dobânda pe contul 666000, cu suma din coloana Dobândă;
• ambele cu taxa 21% S.

Apăsați Confirmă.

La fel ca la Pasul 4, rata devine Înregistrată în grafic, factura apare în Facturi furnizor și în Note, iar Valoare înregistrată, Rest de plată și Principal rămas se actualizează.

6. Schimbarea dobânzii

Pasul se aplică doar contractelor cu dobândă variabilă, de exemplu ROBOR, IRCC sau EURIBOR plus o marjă. Când firma de leasing anunță o dobândă nouă, ratele viitoare trebuie recalculate, iar cele deja facturate rămân neschimbate. Pentru că după activare dobânda nu se mai poate modifica direct pe contract, schimbarea se face doar din acest buton.

Deschideți contractul și apăsați butonul Schimbă dobânda.

 În fereastra Schimbarea dobânzii completați:

• Data aplicării: data de la care se aplică noua dobândă, conform notificării de la firma de leasing;
• Dobânda anuală nouă (%): noua dobândă;
• Motiv: de exemplu „Actualizare ROBOR ianuarie 2027”

Apăsați Aplică. Odoo recalculează doar ratele În așteptare cu scadența de la Data aplicării încolo, pornind de la principalul rămas de plată. Ratele înregistrate (facturate) și cele dinaintea datei aplicării nu se modifică.

După aplicare:

• în Grafic de rambursare, ratele recalculate au o nouă valoare a dobânzii și a ratei;
• Total dobânzi și Total de plată se actualizează, iar Total principal rămâne același;
• în tabul Schimbări de dobândă apare un rând cu data, noua dobândă și motivul;
• în istoricul contractului apare un mesaj cu dobânda veche, dobânda nouă și numărul de rate regenerate.

👉 Schimbarea dobânzii nu creează nicio notă contabilă. Noile valori se reflectă în facturile ratelor următoare.

7. Notele de sfârșit de lună

În bilanț, datoria de leasing se prezintă împărțită: ce se plătește în următoarele 12 luni (cont 167100, sub un an) și ce se plătește mai târziu (cont 167200, peste un an). Lună de lună, ratele avansează și o parte din datorie trece dintr-o categorie în cealaltă. Acest pas face automat corecția la sfârșitul fiecărei luni, ca soldurile să fie corecte în balanță și în bilanț.

La sfârșitul lunii, deschideți contractul și apăsați  butonul Note de sfârșit de lună

Pentru fiecare lună încheiată, Odoo calculează cât din principalul rămas se plătește în următoarele 12 luni și ajustează soldul contului 167100 printr-o notă de diferență 

• Dr 167200 = Cr 167100, când o rată nouă intră în fereastra de 12 luni;
• Dr 167100 = Cr 167200, când suma de mutat scade, de exemplu după o schimbare de dobândă.
• 
  

👉Notele apar în tabul Note de sfârșit de lună și în butonul Note.

8. Închiderea contractului

Un contract de leasing se închide în unul din două moduri: la termen, după ultima rată, sau înainte de termen, când firma achită leasingul anticipat. Pentru fiecare există un buton separat. După închidere contractul trece în Finalizat, nu mai are rate de plătit și nu mai apare în rapoartele de datorii.

A. Închiderea la termen: butonul Finalizează

• Se folosește la sfârșitul normal al contractului, după ce toate ratele (inclusiv ultima) au fost facturate și apar Înregistrate în grafic.
• Dacă se accesează butonul Finalizează, contractul trece în Finalizat. Nu se creează nicio notă contabilă, pentru că datoria a fost deja stinsă prin facturile ratelor.

📌 Atenție: Finalizează funcționează doar dacă toate ratele sunt înregistrate (sau omise). Dacă mai există rate neînregistrate, apare mesajul „Există … rate neînregistrate. Finalizați sau anulați ratele rămase.”

B. Închiderea înainte de termen: butonul Închidere anticipată

Se folosește când firma achită leasingul înainte de ultima rată. Firma de leasing emite o factură de închidere, cu principalul rămas, eventual un comision de rambursare anticipată și TVA.

1. Înregistrați factura de închidere. În Furnizori → Facturi, introduceți factura (sau deschideți-o, dacă a venit din SPV):

   • tot principalul rămas pe contul 167100;
   • comisionul pe contul de cheltuieli (de exemplu 627000);
   • TVA 21%.

    
   

2. 
   

📌În tabul Elemente jurnal, verificați dacă furnizorul este asociat contului 404100. Dacă acesta figurează pe contul 401, modificați manual contul în 404100, apoi apăsați butonul Confirmă.

       2. Deschideți contractul și apăsați Închidere anticipată. În fereastră completați Data închiderii și alegeți factura la Factura de închidere a locatorului. Verificați Principal sub un an și Principal peste un an (împreună trebuie să dea principalul rămas) și apăsați Închide contractul.

Odoo cere confirmarea: „Ratele rămase vor fi anulate. Continuați?”. Apăsați Ok.

După închidere, ratele rămase trec în starea Anulat și apar cu gri în grafic, contractul trece în Finalizat, iar Rest de plată și Principal rămas ajung la 0. Odoo mută automat partea „peste un an” din 167200 în 167100, ca factura de închidere să stingă toată datoria.

📌 Dacă anulați factura de închidere, contractul se redeschide automat, cu ratele din nou În așteptare.